Хранение документов
Для начала определим состав документов, подлежащих передаче в архив. Архив организации комплектуется делами постоянного, временного хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца(собственника)с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве документов организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК(Центральная экспертная комиссия) организации направляется на согласование с ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Порядок формирования дел в организации происходит следующим образом.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:документы постоянного и временного хранения нужно группировать в отдельные дела, включать в дело по одному экземпляру каждого документа, группировать в дело документы одного календарного года.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; брошюровку; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя, составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: проводится систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного хранения документов, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел. В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.
В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел: дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения, дела, предназначенные для уничтожения (утилизации). На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт, дела для постоянного долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.
Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на 3 группы: государственные, ведомственные и коммерческие.
Ведомственные архивы- структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении. В процессе передачи на архивное хранение документов необходимо проверить:правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Дела, передаваемые в ведомственный архив, подлежат в структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы должны быть пронумерованы, причем нумерация должна скреплена заверительной подписью в конце дела, где указывается общее количество листов. Обложка должна быть правильно оформлена, то есть содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле.
Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых вопросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы.
Вместе с документами в ведомственный архив передаются два экземпляра описи. Один экземпляр остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов.
